Losse labels om op uw eigen mappen te plakken
Code in One is blijvend winst.
Een Code in One archief is altijd honderd procent uw archief. Eén van de belangrijkste voordelen van uw complete individuele code op één label is de enorme tijdwinst die u ermee realiseert. Jalema levert immers de mappen compleet met code aan. U hoeft zelf niet meer te coderen! Dat voordeel moet u niet onderschatten. Natuurlijk kan de Code in One codering gekoppeld worden met allerlei electronische systemen. Met Code in One van Jalema boekt u blijvend winst. Elke dag weer, jaar in jaar uit.
DRIE UITVOERINGEN VOOR OPTIMALE FLEXIBILITEIT
Het ene archief is het ander niet. Als Jalema archiefspecialisten hebben we daarom drie verschillende Code in One uitvoeringen ontwikkeld. Hoe uw archief er ook uitziet en hoe u uw coderingssysteem ook hebt opgezet, ook voor uw archief is er een Code in One. Alle drie de uitvoeringen zijn ontworpen voor tweezijdig coderen. De Code in One labels worden om het dossier heen gevouwen. De code is daarom aan twee zijden perfect leesbaar. Van welke kant u het ook bekijkt: Code in One geeft overzicht.
1. Uw eigen kleurcodering en dossiermap kant en klaar geleverd
De meest complete uitvoering is die van codelabel en map in één. Het enige wat u hoeft te doen, is ons uw bestand (in ASCII-vorm) op floppy aan te leveren en in overleg met ons een geschikt dossier te kiezen. Als u kiest voor deze uitvoering wordt elke map kant en klaar, compleet met de door u gekozen codering afgeleverd. Klaar voor gebruik. Dat is efficiency in optima forma. Deze Code in One uitvoering is daarom de snelste en meest efficiënte manier om uw totale archief om te zetten naar een ruimte- en tijdbesparend Jalema archief. Code in One en map in één is leverbaar met verschillende Jalema hangmappen. Vraag naar onze speciale Arnato mappenbrochure.
2. Uw eigen kleurcodering op losse, zelfklevende labels
U kunt Code in One ook zelf op de mappen aanbrengen. De zelfklevende labels worden dan op de zeven posities exact volgens uw aanwijzingen bedrukt. Deze Code in One uitvoering is met name geschikt als u Code in One wilt inpassen in uw bestaande archief. Het omzetten van een compleet archief is hiermee natuurlijk ook mogelijk.
3. Code in One reeksen
De eenvoudigste Code in One uitvoering bestaat uit zelfklevende labels met oplopende cijferreeksen (van 0000-0999, 1000-1999 etc.) van 4 cijfers. Deze Code in One labels worden geleverd op handige zelfklevende A4-vellen. Omdat elk cijfer een eigen kleur heeft, is ook deze manier van coderen erg overzichtelijk. Als uw archief meer dan 9.999 dossiers telt, kunt u de 4-cijferige Code in One reeksen aanvullen met losse cijferlabels. Zo kunt u doorgroeien tot 99.999 dossiers.
CODE IN ONE COMBINEERT KLEUR MET UW EIGEN SYSTEMATIEK
Beschikbaar.
“Onze instelling heeft te maken met brondocumenten, zoals diploma’s, cijferlijsten, plaatsingsbewijzen en dergelijke. Kopieën daarvan moeten per student apart worden opgeborgen en op afroep snel beschikbaar zijn voor het Centraal Register Inschrijving (CRI en het Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing (CBAP) in Groningen.”
Aldus verklaart het Hoofd Onderwijsstafbureau van een instelling voor hoger beroepsonderwijs haar keuze voor Jalema’s Arnato mappen in combinatie met het Code in One systeem.
Kleur doet wonderen.
“Een waterdichte systematiek is van levensbelang. Kleuren doen in die zin wonderen, omdat ze optisch beduidend beter scoren dan symbolen. In combinatie met een lateraal hangend archiefsysteem zoals dat van Jalema, biedt een kleurcodering optimale zichtbaarheid aan alle dossiers.”
Eenvoudig implementeren.
“Het feit dat je de kleurvlakken kunt combineren met je eigen bestaande systematiek, maakt dat Code in One heel eenvoudig te implementeren is.
Wij hebben indertijd gekozen voor een ‘turn key’ aanlevering door Jalema. Dat wil zeggen dat wij een bestand met onze systematiek op diskette hebben gezet en vervolgens de mappen gebruiksklaar gecodeerd kregen aangeleverd.”
Code in One is geen standaardsysteem waarnaar u uw archief moet inrichten. Integendeel: Code in One voegt zich naadloos naar uw eigen systematiek. U bepaalt de betekenis van de kleur. Zo kan een kleur dienen ter herkenning van bijvoorbeeld een dag, maand of jaar, een klantnummer, een postcode, een debiteurennummer, een letter uit het alfabet, een jobnummer of een combinatie van gegevens. Stel dat u uw archief hebt ingericht op basis van viercijferige ordernummers. Elk kleurcodelabel bevat dan vier onderdelen en met telkens een andere kleur per cijfer ontstaan zo vier niveaus van doorlopende kleurenbalken. Op het bovenste niveau 1000. In dit zeer regelmatige patroon springt elke afwijking onmiddellijk in het oog. Daardoor behoort ‘misfiling’ tot het verleden en bespaart u 40% zoektijd. U bepaalt volgens welke systematiek de mappen gecodeerd moeten worden. Jalema brengt vervolgens de complete codering als één label op de mappen aan. U hoeft dus niet meer zelf te coderen én de labels niet meer zelf aan te brengen. Coderingsfouten zijn daarmee voorgoed verleden tijd.