Daarnaast beheert deze afdeling de dossiers van zo’n 15.000 ‘slapers’ - mensen die in het verleden rechten hebben opgebouwd en daar ooit nog een beroep op zullen doen - en een 7.000 personen tellende groep ‘overledenen’ waarvan de gegevens zeven jaar lang bewaard moeten blijven.

Elke afdeling een eigen dynamisch archief
Gonnie Vergeer is hoofd Personeel & Organisatie binnen SPF Beheer en tevens verantwoordelijk voor het Facilitair Bedrijf. Wandelend over de afdeling Pensioenen geeft zij uitleg over de wijze van archivering: "Deze afdeling is onderverdeeld in een aantal units die gebruik maken van een drietal archieven. Elke unit bedient een specifiek aantal werkgevers en heeft daarvoor een eigen dynamisch archief op de werkplek zelf. Het wordt aangevuld door een centraal dynamisch archief dat op de tweede verdieping staat. Het derde archief ten slotte, bevindt zich in de kelder. Het is het statische archief van SPF Beheer dat door de gehele onderneming wordt geraadpleegd. Dossiers die worden uitgenomen, worden in de computer ingevoerd. Zo is voor iedereen duidelijk waar zich welk dossier bevindt."

Op de werkplekken van de afdeling Pensioenen zijn de dynamische archieven overwegend ondergebracht in het Kantoor Rolkast Systeem (KRS) van Jalema. Een KRS is een combinatie van een royale kantoorkast en een verrijdbare stelling. Eén kastdeel staat daarbij telkens vast, de overige eenheden - minimaal drie - zijn verplaatsbaar. Zo is er telkens maar een enkel looppad nodig. Het centrale dynamische archief op zijn beurt, is gehuisvest in een zes elementen tellende Kompres van Jalema. De Kompres werkt volgens hetzelfde principe als de KRS, maar de eenheden zijn langer dan de diepte van een KRS, en kunnen meterslange profielen bevatten waaraan de hangmappen pendelen.

Gonnie Vergeer: "Wanneer je dagelijks van een archief gebruik moet maken, is het ideaal wanneer het zich op de werkplek zelf bevindt. Door de fysieke omvang van onze bestanden zou dat met traditionele systemen nauwelijks mogelijk zijn. Maar met beide Jalema-systemen kun je op een beperkt vloeroppervlak enorm veel dossiers kwijt. Je bespaart dus niet alleen ruimte, maar ook veel tijd omdat onnodig ‘verkeer’ tussen de werkplek en het archief tot het verleden behoort."

Het centrale statische archief In een brandvrije kluis in de kelder is het centrale statische archief van SPF Beheer gehuisvest. Economisch ondergebracht in een combinatie van Kompres- en Expanso-eenheden van Jalema. Die Expanso-eenheden zijn een andere ruimtebesparende systematiek van Jalema. Het zijn aluminium onderstellen die dienen als transportwagens voor rekken of kasten. Zo kan wederom worden volstaan met maar één looppad tussen de rekken. Gonnie Vergeer: "We zitten nu achtenhalf jaar in dit gebouw en zijn destijds gestart met een Paternosterkast van Jalema. Dat beviel dermate goed, dat we gaandeweg ook de andere Jalema-systemen hebben aangeschaft. Verleden jaar is het statische archief in deze kelder opgeschoond en dit voorjaar is er de Kompres geplaatst. De belangrijkste argumenten waren ook nu weer de ruimtewinst en toegankelijkheid. En niet in de laatste plaats het bedieningsgemak: door het handrad met de draaiknop kun je Kompres-eenheden moeiteloos verplaatsen".

Het advies van Jalema – ook na de aanschaf Gonnie Vergeer is met name te spreken over de adviserende rol van Jalema bij de archiveringsproblematiek van SPF Beheer. "We hebben met name veel te danken aan Frans Beyers, de technicus van Jalema. Hij heeft alle systemen geïnstalleerd en ons van onschatbare adviezen voorzien. Het is een zeer kundige man met een enorme kennis van zaken, die nimmer te beroerd was om met ons mee te denken. Mocht de gelegenheid zich voordoen, dan zou ik het erg leuk vinden als hij een keer in Facts & Files in het zonnetje wordt gezet!"