Bureau Inschrijving Hogeschool Rotterdam
|
Deze zogeheten kernadminstratie omvat de N.A.W.-gegevens en de aanmeldgegevens, waaronder een pasfoto, een uittreksel uit het bevolkingsregister en (een kopie van) het einddiploma. Gedurende de studie komen daar dan nog bescheiden bij, bijvoorbeeld of en wanneer de propedeuse werd gehaald; allemaal zaken die van belang zijn voor de financiering en voor het ministerie.
 |
“Ruimte besparen met een flexibel archiefsysteem, daar ging het ons om.” In 1988 gingen – als gevolg van het landelijk fusiebeleid – 19 Rotterdamse hogescholen op in de Hogeschool Rotterdam. Alle opleidingen werden later gegroepeerd in een viertal faculteiten die verdeeld over een drietal locaties ruim 15.000 studenten tellen. Jaarlijks melden zich circa 7500 nieuwe studenten aan, van wie er uiteindelijk zo’n 5000 daadwerkelijk aan een opleiding beginnen. Het Bureau Inschrijving – onderdeel van de afdeling Studentenzaken – is belast met het registreren, bewaken en bewaren van de gegevens van alle aanmelders – en dat tot twintig jaar na het beëindigen van hun studie.
|
|
Gefaseerde invoering verhoogt acceptatie
“Het Arnato-systeem voorziet perfect in onze behoeften. Bijkomend voordeel was dat we het gefaseerd konden invoeren omdat het op elk moment aangepast of uitgebreid kan worden. Dat verhoogt de acceptatie bij de mensen die ermee moeten werken en die allemaal andere systemen gewend waren. En – ook niet onbelangrijk voor een non-profit instelling – we konden de kosten over een wat langere periode spreiden. Dat verhoogt dan weer de acceptatie bij het management, want de revenuen van toegenomen efficiency en gebruiksgemak zijn nu eenmaal niet direct kwantificeerbaar.” |
De voordelen van archiveren met Jalema Arnato
Arnato is Jalema’s gepatenteerde werk- en archiefmappensysteem. Gearchiveerde mappen hangen lateraal, dat wil zeggen naast elkaar in plaats van achter elkaar, aan een profiel. Zo bespaart u veel ruimte, tijd en dus geld in uw archief. De totaaloplossing voor opbergen en terugvinden
 |
|
| De handling van dat alles vergt een uitgekiende administratieve logistiek en een adequaat archiefsysteem. Bureau Inschrijving vond dat systeem bij Jalema. |
Jalema Arnato: gebruiksgemak staat voorop.
|
Arnato is Jalema’s gepatenteerde werk- en archiefmappensysteem. Gearchiveerde mappen hangen lateraal, dat wil zeggen naast elkaar in plaats van achter elkaar, aan een profiel. Zo bespaart u veel ruimte, tijd en dus geld in uw archief. De totaaloplossing voor opbergen en terugvinden. Arnato hangmappen zijn in diverse kleuren verkrijgbaar.
- Doordat de mappen niet meer ruimte vragen dan hun inhoud, winnen ze het met vele rugdikten voorsprong van de ordner;
- Het systeem is makkelijk in te bouwen in uw bestaande kasten of rekken;
- Optimale benutting van de beschikbare ruimte doordat meerdere rijen boven elkaar kunnen hangen;
- De mappen zijn gemakkelijk mee te nemen, ook in een koffertje;
- Eén methodiek voor zowel het slapend als het werkarchief;
- Overzicht en snelheid door efficiënte kleurcodering;.
- Totaaloplossing voorhanden met kasten, rekken, verrijdbare stellingen, transportwagens en digitaal dossiervolgsysteem.
Voor meer informatie, de folder of bestellingen kunt u contact opnemen met Jalema (tel. 077-476 76 76) of een E-mail zenden naar: info@jalema.com |
Faculteit medische wetenschappen Rijksuniversiteit Groningen koos voor Euro Kompres
|
Voordeling en robuust
“Onze eerste keus zou een volledig geautomatiseerd en gedigitaliseerd archief zijn, maar dat zou een veel te kostbare zaak worden. Dus zoek je naar alternatieven en zo zijn we op de Euro Kompres van Jalema uitgekomen.” Aldus verklaart Medewerker Studentenzaken Joyce Heyden de aanschaf van een Euro Kompres (verrijdbare rekken-installatie) door de Faculteit medische wetenschappen van de Rijksuniversiteit Groningen. |
Euro Kompres is speciaal ontworpen om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van de beschikbare ruimte. Bij stationaire rekken is normaal gesproken tussen elke twee rekken een looppad nodig om overal goed bij te kunnen. En dat is ruimteverspilling. Bij toepassing van Jalema’s Euro Kompres kan elk afzonderlijk rek verrijdbaar zijn, waardoor er nog maar één enkel looppad nodig is. Terwijl al het archiefmateriaal optimaal bereikbaar blijft, wordt de beschikbare ruimte maximaal benut. Euro Kompres bespaart zo aanzienlijk aan ruimte ten opzichte van stationaire rekken.
Keuzes maken Joyce Heyden: “We gebruiken het onder meer voor de studentendossiers. Dat zijn er meer dan duizend, en ze zijn vrij lijvig. We zochten dus een systeem met maximale capaciteit op een klein oppervlak. Of het de juiste beslissing was zal de praktijk leren, want we werken er pas mee en nog niet alle dossiers zijn er in ondergebracht. Een uitzendkracht is nu bezig om het hele archief om te bouwen, want dat is een zeer intensieve klus die voorlopig nog niet is afgerond. Pas als alle dossiers zijn overgezet weet ik of de berekeningen die Jalema tevoren heeft gemaakt allemaal kloppen en of alles er inderdaad in kan. Maar dat we relatief veel ruimte besparen is wel heel duidelijk.” Men koos hier voor de meest compacte variant; dat wil zeggen met één vast en de rest verrijdbare rekken, waardoor maar één looppad nodig is.
|
Ruimtebesparend archiveringssysteem voor ROC Flevoland
|
ROC Flevoland kiest voor een archiveringssysteem van Jalema
| Jalema archiveringssysteem |
Als inkoper is Jan Brouwers betrokken bij diverse projecten met betrekking tot het inkopen van; meubilair, energie, schoonmaak, catering en repro-faciliteiten. Kort geleden heeft Jan Brouwers een project afgerond met de aanschaf van een nieuw archiveringssysteem.
Dit systeem afkomstig van Jalema is inmiddels door ROC Flevoland in gebruik genomen. Jan Brouwers verteld; “Wij hebben gekozen voor de opzet van Jalema omdat deze ruimtebesparend is en het ziet er heel mooi uit. Het geeft één strak beeld. We kunnen in één oogopslag zien wat we exact hebben. Het past precies binnen onze opzet van onderwijs. Relatief eenvoudige kleine ruimtes kunnen hiermee optimaal benut worden.”
Klik hier om de volledige case te downloaden
|
 |
|
|
|
