 |
|
|
|
|
|
|
Dankzij Jalema heeft Novitas een overzichtelijk archief
|
Mr. Annemarie Beijers is één van de vrouwelijke notarissen in Nederland. Haar kantoor is gevestigd in Horst, waar ze met circa 15 medewerkers de belangen van haar cliënten behartigt. Haar ambitie? Groeien. Haar archiefsysteem? Jalema.
|
| Annemarie vertelt: “In 2000 ben ik gestart in Horst (Noord-Limburg), onder de naam Novitas. De Novitas Groep bestaat uit twee vestigingen, er is ook nog een vestiging in Helden. Al vanaf de start van mijn bedrijf, werk ik met het archiefsysteem van Jalema. Een vanzelfsprekende keuze, want ik werkte er al mee bij het vorige kantoor waar ik kandidaat-notaris was. Ik vind het belangrijk dat de basis goed is, vanaf het begin. Daarom heb ik ook bewust gekozen voor een systeem dat met me mee kan groeien en waar ik echt jarenlang mee vooruit kan. Bij de start van mijn eigen bedrijf heb ik me uitgebreid laten adviseren door een adviseur van Jalema. In zo’n adviesgesprek gaat het bijvoorbeeld over de groeiplannen, beschikbare vierkante meters, aantallen dossiers en je eigen manier van werken. Dit gesprek is een goede basis voor een goed doordacht en praktisch uitvoerbaar archiefplan dat goed past bij ons bedrijf en onze ambities. ” |
 |
|
Ruimtebesparend
|
|
| Maar hoe is de archiefruimte precies ingedeeld? Annemarie vertelt: “We gebruiken hier enkele duizenden dossiers. Voor iedere klant hebben we een apart dossier, gecodeerd met een apart nummer. We gebruiken hiervoor de Jalema codetabs. Aan de hand van de cijfers in combinatie met de kleur, hebben we een perfect overzicht in de archiefruimte. Je ziet snel welk dossier je moet hebben, en ook als een dossier verkeerd wordt teruggehangen zie je dat snel. De keuze voor nummers in plaats van namen komt voort uit de grote behoefte aan privacy binnen onze branche. Als een klant meerdere BV’s heeft, maken we hiervoor overigens een apart dossier aan, met volgnummer. Verder gebruiken we Jalema rekken met Jalema profielen en blauwe Arnato mappen, de verzamel- en hechtmappen. Door de rekken besparen we veel ruimte in het archief. Mochten we krap komen te zitten qua ruimte hebben we ook nog de mogelijkheid om de rekken verrijdbaar te maken, waardoor we meer ruimte creëren. De archiefruimte moet brandveilig zijn, hier worden dossiers dan ook tot in lengte van jaren bewaard. In het kantoor staan gewone kasten, waarin Jalema hangprofielen zijn aangebracht.” |
 |
|
Kleur!
|
|
| Een notariskantoor is doorgaans een plek waar vooral veel grijs en bruin wordt gebruikt voor dossiers. Maar niet bij Novitas. Annemarie vertelt enthousiast: “De gekleurde mappen van Jalema spreken me erg aan, want ik houd erg van kleur. Daarom heb ik gekozen voor blauwe Arnato mappen. In combinatie met de gekleurde codetabs geeft dit een kleurrijk geheel. De codetabs bieden overzicht in het archief, wat zoeken en terugplaatsen van dossiers ook weer gemakkelijker maakt.” |
 |
|
Digitaal
|
|
| Annemarie kiest voor overzicht en duidelijkheid, ook als het gaat om het opslaan van haar digitale informatie. Ze vertelt: “Het moet gewoon goed gebeuren, en ik pleit voor één dossier waarin alle informatie, digitaal of analoog, opgeslagen is. Daarom printen we alle digitale informatie uit en doen deze op een vaste plaats in de map. Op deze manier grijpen we nooit mis en hoeven we niet te zoeken.” |
Archiefwet
|
|
De notaris dient zich te houden aan de Nederlandse Archiefwet als het gaat om het opbergen en bewaren van archiefstukken. Minuten, afschriften, registers en repertoria ouder dan 30 jaar dienen overgebracht te worden naar de algemene bewaarplaats. Er bevindt zich in de hoofdplaats van ieder arrondissement een algemene bewaarplaats.
De notaris is bevoegd om aktes ouder dan 20 jaar over te brengen naar de algemene bewaarplaats. Aktes die ouder zijn dan 75 jaar dienen overgebracht te worden naar de aangewezen Rijksarchiefbewaarplaats. “Voor mij is dit nog lang niet aan de orde, omdat ik pas sinds 2000 gestart ben en geen archief heb overgenomen van een vorige notaris. Het is wel goed om te weten dat Jalema mappen en hechtmechanieken aanbiedt die voldoen aan de Archiefwet, zodat aktes op juiste wijze aangeboden kunnen worden aan de algemene bewaarplaats.”
|
|
| © Jalema Information Management - info@jalema.com - sitemap |
|
|
