Makelaar Prenger: “We hebben hier natuurlijk te maken met ontzettend veel verschillende soorten documenten voor heel verschillende soorten klantenbestanden. Het varieert van taxatierapporten tot verzekeringspolissen, van koopaktes tot hypotheekoffertes. Dan heb je dus behoefte aan duidelijkheid en overzicht. En daarbij mag het allemaal niet te veel plaats innemen.” “We hebben ons grondig georiënteerd en uiteindelijk gekozen voor het Arnato-systeem van Jalema. Nadat we de documentatie hadden bestudeerd, hebben we de problematiek besproken met de Archief Adviseur en vervolgens het hele systeem laten demonstreren. Vooral het praktische karakter van de oplossingen sprak ons aan. De efficiency, de ruimtebesparing en de snelheid waarmee je dossiers terugvindt gaven de doorslag.” Doordat de organisaties domicilie houden in een eeuwenoud monumentaal pand konden geen standaard archiefkasten geplaatst worden. Makelaar Prenger: “Alle muren en vloeren zijn hier een beetje scheef en ongelijk, dus we hebben alle kasten op maat laten maken. Het voordeel van de Jalema ophangprofielen is dat de maten aan elke bestaande kast kunnen worden aangepast. Ook letterlijk hebben we nu dus een archief op maat.” 

Makelaardij en Adviesgroep maken gebruik van respectievelijk blauwe en rode lateraal hangende Arnatomappen met grijze binnenmappen. Medewerkster Jannie Vreeman daarover: “Het komt vaak voor dat cliënten van de makelaardij na de aankoop van een huis hun verzekeringen en/of hypotheken bij de Adviesgroep onderbrengen. In zo’n geval hoef je alleen de binnenmap over te zetten van de ene hangmap naar de andere. Efficiënter kan niet.”

“Een goed en vooral toegankelijk archief is voor ons heel belangrijk. Alle medewerkers maken gebruik van dezelfde dossiers, dus overzicht en eenduidigheid in systematiek zijn essentieel. Doordat we alle bescheiden van een cliënt in één binnenmap bij elkaar houden zijn alle gegevens direct bij de hand. Of het om een taxatierapport gaat of om de polis van een autoverzekering; de manier van opbergen en terugvinden is altijd hetzelfde. Dat schept duidelijkheid en voorkomt onnodig zoeken.”

“De mappen blijven gewoon op hun plaats aan het profiel hangen als we de binnenmap er uit halen. Verkeerd terug plaatsen komt daardoor niet meer voor. Ook als je iemand aan de telefoon hebt die je direct moet helpen, ervaar je het gemak van het Arnato-systeem. Je loopt met het mobiele toestel naar de kast en hebt direct alle relevante gegevens bij de hand.”

Mappen in onderscheidende kleuren voor Makelaardij en Adviesgroep. Desgewenst wordt de binnenmap compleet overgezet. Jannie Vreeman: “Het opzoeken gaat nog sneller dan in het verzekeringsprogramma van de computer. Bovendien loopt dat wel eens vast of er gaat iets mis. Daar heb je bij Arnato allemaal geen last van.” De makelaarsmapppen zijn gerubriceerd op straatnaam. Drs. Prenger: “Of het om kopen of verkopen gaat maakt niet uit; de straatnaam bepaalt de plek in het archief. Als een map wordt overgeheveld naar de Adviesgroep komt hij alfabetisch op cliëntnaam. Daardoor blijft het systeem flexibel en kan het ook heel makkelijk uitgebreid worden. Vorig jaar hebben we een kantoor overgenomen, die dossiers zijn gewoon naadloos ingepast.” “Het opzoeken gaat nog sneller dan in de computer”