De leerlingdossiers van Jalema bestaan standaard uit één Arnato verzamelmap en één Arnato binnenmap met JalemaClipex. De binnenmap kan voorzien worden van een tabbladenset (eventueel voorbedrukt).
Dossier De Arnato verzamelmap is een map met twee Jalema ophangpunten die aan de achterzijde gesloten is door middel van een linnen soufflet. De Arnato verzamelmap is te gebruiken in combinatie met één of meerdere binnenmappen. De binnenmappen laten zich eenvoudig in- en uitschuiven terwijl de verzamelmap aan het profiel blijft hangen. U kunt de Arnato mappen op twee manieren voorzien van een handige codering om uw dossiers snel en eenvoudig terug te vinden.
De Arnato verzamelmap is hierom verkrijgbaar in twee uitvoeringen:
Arnato verzamelmap met 1 soufflet Deze map is standaard voorzien van perforatiegaatjes om uw mappen te voorzien van de Jalema Jockey. De Jalema Jockey is een kunststof indicatieruiter waarmee u eenvoudig uw mappen kunt voorzien van uw eigen codering.
Arnato verzamelmap met tab en 1 soufflet Deze map is aan de voorzijde voorzien van een uitstekende tabrand die u eenvoudig kunt voorzien van kleurcodering. Voor kleurcodering kunt u o.a. kiezen voor losse kleurcodering (Jalema Codetabs) of onze totaaloplossing Code in One.
Jalema Tabbladen Een tabbladenset met uw eigen tekst? Jalema maakt het voor u! Het maakt dat uw dossier er verzorgd en professioneel uit ziet, u vindt snel alles terug, geen verschillende onleesbare handschriften. De set wordt geheel volgens uw wensen samengesteld. U bepaalt de kleur, de tekst, de volgorde, het aantal tabs, het materiaal etc.. Uiteraard adviseren we u graag bij het optimaal samenstellen van uw leerlingdossier.
Inbouw in bestaande kasten In de kasten, rekken en transportwagens van Jalema kunnen de archiefmappen dankzij een slim pendelsysteem snel in- en uitgevoegd worden. Het unieke pendelsysteem heeft Jalema tot in de perfectie ontwikkeld. De verbindende elementen van de kasten en rekken zijn het Jalema profiel waaraan de archiefmappen hangen en het ophangpunt aan de dossiers. De Jalema-profielen kunnen in vrijwel elke bestaande kast of bestaand rek (hout én metaal) worden ingebouwd. Daarmee geeft de archieftechniek van Jalema elk archief-idee reikwijdte en draagkracht.
Bewaartermijnen fysieke dossiers Voor de diverse onderdelen van het leerlingdossier gelden diverse wettelijke bewaartermijnen:
- Scholen voor primair onderwijs moeten de administratieve informatie over leerlingen bewaren tot vijf jaar nadat de leerling van school is gegaan.
- Het onderwijskundig rapport dient binnen twee jaar nadat een leerling van school is gegaan te worden vernietigd.
- Eventuele psychologische rapporten moeten uiterlijk twee jaar nadat een kind de basisschool heeft verlaten worden vernietigd
Advies Jalema adviseert onderwijsinstellingen de Arnato verzamelmap voorzien van één Arnato binnenmap. In deze Arnato binnenmap kunt u met behulp van tabbladen eenvoudig een scheiding maken tussen de administratieve gegevens en het onderwijskundig rapport.
Door de geïntegreerde JalemaClipex
bent u in staat om snel en eenvoudig het onderwijskundig rapport, binnen twee jaar nadat de leerling van school is, te scheiden van de administratieve gegevens.
Voor resterende 3 jaar van de opslag van de administratieve gegevens adviseren we externe archiefopslag bij de Jalema Archiefspecialist.
Hierdoor houdt u voldoende ruimte in uw archief voor de nieuwe scholieren en in uw pand voor de kernactiviteiten van uw onderwijsinstelling.
Vernietiging vertrouwelijke dossiers
Aan het einde van de periode zorgt de Jalema Archiefspecialist ervoor dat het archief gecertificeerd vernietigd wordt en verschaft u daarvoor tevens het bijbehorende “bewijs van vernietiging”.
Wat is het leerlingdossier in het basisonderwijs?
Het leerlingdossier is een dossier dat de basisschool bijhoudt over een kind. Het dossier bevat administratieve gegevens, een onderwijskundig rapport en soms ook een psychologisch rapport. De gegevens in het leerlingdossier zijn strikt vertrouwelijk.
Administratieve gegevens De gegevens uit het administratieve deel van het leerlingdossier worden gebruikt voor de leerlingenadministratie op school. Het gaat om gegevens zoals:
de inschrijving en uitschrijving op school;
eventuele afwezigheid van het kind;
de adresgegevens;
gegevens die nodig zijn voor betalingen.
Scholen voor primair onderwijs (po) moeten de administratieve informatie over leerlingen bewaren tot vijf jaar nadat de leerling van school is gegaan.
Onderwijskundig rapport Het onderwijskundig rapport is het belangrijkste onderdeel uit het leerlingdossier. Het rapport geeft inzicht in de resultaten van een leerling, zijn houding, het schooladvies en eventuele aandachtspunten. De precieze invulling van het rapport is niet wettelijk vastgelegd. Het gaat in dit rapport om gegevens als:
notities van besprekingen over het kind door het schoolteam;
notities van gesprekken die de school met de ouders heeft gevoerd over hun kind;
verslagen van speciale onderzoeken;
toetsuitslagen en rapportgegevens;
resultaten van extra hulp aan het kind en plannen hiervoor.
Soms zijn ook notities van leraren toegevoegd over de sociale en emotionele ontwikkeling van het kind, zijn werkhouding en taakaanpak. Ouders kunnen het dossier altijd inzien. Het onderwijskundig rapport wordt vernietigd binnen twee jaar nadat een leerling van school is.
Schooladvies Wanneer een kind naar het voorgezet onderwijs (vo) gaat, stuurt de directeur van de basisschool het onderwijskundig rapport naar de nieuwe school, als schooladvies. Ouders ontvangen hiervan een afschrift. In de meeste gevallen wordt ouder uitgenodigd voor een mondelinge toelichting op het advies.
Psychologisch rapport Wanneer een kind heeft deelgenomen aan een psychologisch onderzoek, worden de resultaten hiervan bij het leerlingdossier gevoegd. Het psychologisch rapport moet worden vernietigd uiterlijk twee jaar nadat het kind de basisschool heeft verlaten. Een school voor voortgezet onderwijs (vo) kan bij de toelating van het kind vragen om inzage in het psychologisch rapport. De school kan het rapport gebruiken om het kind zo goed mogelijk op te vangen. De school voor vo bewaart het rapport tot minimaal drie jaren en maximaal vijf jaren nadat het kind de school heeft verlaten. Na deze bewaartermijn kan de school de gegevens vernietigen of aan ouders meegeven.
