Laat uw patiëntenarchief onze zorg zijn
|
|
U wilt snel en efficiënt kunnen beschikken over de informatie van uw patiënten zonder kostbare tijd van u en uw assistent te verliezen.
Jalema heeft voor u de ideale archief-oplossing. Een aantal voordelen op een rijtje:
- Lateraal archiveren bespaart ruimte doordat de map niet meer ruimte inneemt dan de omvang van de map
- Ruimtewinst t.o.v. vierladekasten
- Er kunnen 7 rijen mappen boven elkaar hangen
- Kleur en codering bevorderen overzicht en snelheid
- Mogelijkheden tot gehecht en losbladig opbergen
- Overzichtelijke patiëntendossiers
- Naast de computer blijft een goed patiëntendossier noodzakelijk
Reeds 500 huisartsen werken dagelijks
met de oplossingen van Jalema. Zie hieronder voor enkele praktijkvoorbeelden. |
 |
|
P.J. Luyendijk, huisarts uit Deventer
|
 |
“Ook collega’s die helemaal waren overgestapt op de computer ervaren nu dat je toch niet zonder fysiek archief kunt.”
‘Tegenwoordig ontmoet ik collega’s die helemaal op de computer waren overgestapt, maar daar toch van terugkomen. Ze ervaren dat je uiteindelijk toch gewoon niet zonder een fysiek archief kunt. Een archief moet praktisch en makkelijk handelbaar zijn en niet meer ruimte vergen dan strikt noodzakelijk. Zo’n systeem vonden we bij Jalema.” ‘Een goed archief is de basis van de praktijk; zonder een deugdelijk archiefsysteem heb je geen continuïteit. Het is je gereedschap om patiënten in de tijd te begeleiden.” Huisarts P.J. Luyendijk - sinds 1971 in Deventer gevestigd met een praktijk van zo’n 350 ‘woonverbanden’ - koos drie jaar geleden voor de archiefsystematiek van Jalema. Hij installeerde op maat geproduceerde en ruimtebesparende Jalema-rekken. Elk rek heeft profielen waaraan rode Arnato verzamelmappen hangen met daarin alle patiëntgegevens.
|
|
Praktisch en makkelijk
Dr. Luyendijk: “Zonder archief kun je geen relaties leggen. Je moet je kunnen voorbereiden als een patiënt een afspraak maakt. Een archief moet praktisch en makkelijk handelbaar zijn, en niet meer ruimte vergen dan strikt noodzakelijk. Naar zo’n systeem zijn we gaan zoeken en we vonden het bij Jalema. Uiteraard ga je daarbij niet over één nacht ijs; we hebben goed rondgekeken en ons afgevraagd wat ons past. Ik combineer in mijn praktijk nu het fysieke archief met digitale bestanden. In de computer nemen we de gegevens van de statuskaart uit het fysieke archief over. In de computer kun je snel iets opzoeken of - als je alles goed gecodeerd hebt - gegevens clusteren waardoor je bepaalde verbanden kunt leggen, maar het fysieke archief is uitgebreider; daar zitten bijvoorbeeld ook de brieven van specialisten en ziekenhuizen in en de uitgetypte dictaten. Tegenwoordig ontmoet ik collega’s die helemaal op de computer waren overgestapt, maar daar nu toch van terugkomen. Ze ervaren dat je uiteindelijk toch gewoon niet zonder een fysiek archief kunt. En het is in ieder geval millenniumproof.”
Keurig verzorgd Het Jalema-archief neemt een bescheiden ruimte binnen de receptie in. Het rek beslaat een zijwand; de deur is uitgespaard, maar de ruimte daarboven is wel weer net voldoende voor een rij mappen. De mappen zijn zo altijd bij de hand en optimaal toegankelijk zonder dat er sprake is van ruimteverlies. Doordat de mappen niet meer ruimte vergen dan de omvang van de inhoud, bespaart het systeem veel ruimte ten opzichte van bijvoorbeeld ordners. Doordat ze zijn voorzien van Jalema’s unieke éénpuntsophanging, is uitnemen en tussenvoegen een kwestie van één handbeweging. Assistente Erika Koesveld is degene die er in de praktijk het meest intensief mee te maken heeft: ”Het ziet er niet alleen een stuk verzorgder uit,” verklaart ze, ”het werkt ook efficiënter. Toen we het systeem hadden geïnstalleerd kregen we ineens veel positieve reacties van patiënten. Je realiseert je dat niet altijd, maar kennelijk wordt er toch gelet op dit soort zaken.”
Eigen systematiek Dr. Luyendijk: “Mijn voorganger had niets. Die wist alles uit z’n hoofd. Brieven en andere bescheiden zaten op volgorde van binnenkomst in ordners op zolder. Toen ik hier in 1971 begon moest ik dus zelf een systematiek bedenken. Op zeker moment hadden we een aantal laden ingericht met daarin stevige enveloppen op alfabetische volgorde. Toen we overstapten op Arnato hoefde de systematiek van het archief nauwelijks aangepast te worden. De inhoud van de enveloppen werd overgezet in de Arnato-mappen en die mappen hangen nu ook weer alfabetisch op naam van de hoofdbewoner binnen een woonverband.” Assistente Erika: “Nu is het gewoon een kwestie van bijhouden. Doordat het archief nu in het zicht hangt, ben je daarvoor ook meer gemotiveerd.” |
Praktijk dr. Mikolajczyk, Steenbergen
|
“Permanent 2300 patiënten in de spreekkamer dankzij dit systeem”
Jalema is al meer dan 55 jaar gespecialiseerd in archiefsystemen die ruimte en tijd besparen.
De door ons ontwikkelde perfectie is onmisbaar in de medisch wereld waar de juiste informatie op de juiste plaats en op het juiste moment van levensbelang kan zijn. De basis van ons succes vorm een uniek en slim ophangpunt aan de dossiers. Alle mappen en tassen hangen daarmee aan een speciaal profiel. Een uitgebreid en doordacht programma van accessoires maakt het universele archiveringssysteem van Jalema compleet.
In het plantsoen vóór de praktijkdeur van huisarts Mikolajczyk in het Westbrabantse Steenbergen spelen enkele oudere mannen jeu de boules. Door het gebruik van een eenvoudige markering weet iedere deelnemer tekens feilloos de eigen ballen uit het spel te halen. Zo simpel gaat het ook in de administratie van de door Jan de Bouvrie fraai verbouwde praktijk.
De uit Polen afkomstige huisarts nam in 1990 een bestand over van circa 2300 patiënten van wie de gegevens nog waren georganiseerd volgens de ouderwetse methode van de kartonnen doos. Alle informatie bevond zicht in bruine enveloppen alfabetisch op naam gerangschikt. |
 | Om te beginnen verhuisden alle medische persoonsgegevens naar de harde schijf van een nieuw computersysteem. Bij de verbouwing in 1995 werd ook rekening gehouden met een nieuw opbergsysteem voor de papieren dossiers. Echtgenote Caroline die tevens assistente is, kende namelijk uit een vorige paramedische functie in het ziekenhuis de mogelijkheden van Jalema archiefsystemen. Onder meer de optie om profielen voor hangmappen in te bouwen in bestaande kasten.
|
“Wij wilden geen kille kantoorstelling. En het geheel moest afsluitbaar zijn.”Zo kwamen de dossiers terecht achter de schuifdeuren van een modern wandmeubel. Grijze Arnato verzamelmappen hangen op nummer oplopend van 0001 tot 1100. Elk nummer correspondeert met dat van een in de computer geregistreerd gezin/woonunit. “Wij tellen dus gemiddeld 2,3 personen per adres. Al die 2300 patiënten kunnen we nu in feite permanent in de spreekkamer hebben, dankzij dit systeem.
Het numerieke systeem is een bewuste keuze, omdat daardoor bij eventuele mutaties alleen de gegevens in de computer veranderd hoeven te worden. Wanneer een gezin verhuist, kan het bestaande nummer en dus ook de corresponderende hangmap voor een nieuwe inschrijving worden gebruikt. Dit systeem is dus niet alleen handig en overzichtelijk, maar ook voordelig.” |
Gezondheidscentrum Lange Hille, Rotterdam
|
“Nu hangen de Van de Bergs niet meer naast elkaar, maar ieder keurig op het eigen adres”
Drie huisartsen, twee wijkverpleegkundigen, één maatschappelijk werkende, één diëtiste en vier assistenten vormen samen de wijkvoorziening voor gezondheidszorg in het Rotterdamse stadsdeel bloemhof Gilleshuis. In 1993 verhuisde het team naar nieuwbouw in het winkelcentrum aan de Lange Hille. Dat was een opgelegd moment en niet alleen voor een nieuwe naam, maar ook voor reorganisatie van het archief. |
“Met dozen vol stonden hier na de verhuizing alle gegevens van de patiënten”, verteld assistente Elly Schutte. “Enkele duizenden grijze mappen op naam en alfabet. Met bijvoorbeeld ruim dertig families Van de Berg in de praktijk was dat een heel gezoek om steeds de juiste gegevens boven water te halen.” Het Gezondheidscentrum Lange Hille pakte de zaken rigoureus aan. Alle persoonlijke gegevens van de patiëntkaarten verdwenen in de computer. Voor het bewaren van de correspondentie per patiënt stapte men over op een medisch archiefsysteem van Jalema.
In de administratieruimte van het gezondheidscentrum staan nu een dubbel, doorlopend archiefrek met tweemaal zes hangprofielen boven elkaar. Daaraan hangen middels het unieke éénpunts ophangsysteem. |
 |
blauwe Arnato verzamelmappen met daarin per map alle documenten van één woonadres. Het archief is geordend op straat en huisnummer met behulp van gekleurde codetabs. Elke straatnaam heeft een code die terug te vinden is bij de patiëntgegevens in de computer. Bovendien heeft elke straat een eigen kleurtab, evenals elk cijfer van het huisnummer.
De gekleurde codetabs aan de zijkant van de archiefmappen vormen doorlopende kleurpatronen die het zeer eenvoudig maken om elke map op te bergen en terug te vinden. “Om dat te organiseren was een hele klus”, aldus assistente Elly. “Alle materiaal moest overgeheveld worden naar de nieuwe mappen en we moesten de codetabs opplakken.
Jalema bood aan om de mappen kant-en-klaar met hun Code in One te leveren, maar omdat wij een eigen systeem wilden hanteren, hebben we het karwei zelf aangepakt met de hulp van een aantal vrijwilligers. Dat was nog leuk ook om te doen. Nu hangen de Van de Bergs niet meer naast elkaar, maar ieder keurig op het eigen adres. En wanneer we nieuwe codetabs nodig hebben, is het een kwestie van een telefoontje naar Jalema en we hebben ze de volgende dag al in huis.”
In de dagelijkse praktijk van Gezondheidscentrum Lange Hille staan de meeste afspraken genoteerd in het afsprakenboek. De assistenten zoeken daar vóór het spreekuur de benodigde documentatie bij, afhankelijk van de wensen per arts. Alle correspondentie wordt per patiënt in de hangmappen opgeborgen. Na het spreekuur gaan in principe alle dossiers weer terug in het archiefrek. |
