FCE Bank
|
|
Iedere klant heeft een contractnummer, en ieder cijfer is gekoppeld aan een kleur. Doordat de mappen op volgorde van contractnummer worden opgehangen, zijn ze makkelijk te traceren.
‘In één oogopslag dossiers terugvinden’
Toen de FCE Bank medio vorig jaar nieuwe archiefmappen nodig had, viel de keus automatisch op Jalema, het bedrijf waarmee de bank al sinds 2000 zaken doet. ‘We hebben nooit de noodzaak gezien andere partijen in de markt te benaderen’, zegt medewerker Casper van Duinkerken. Een mooier compliment kun je als leverancier bijna niet krijgen. ‘We zijn tevreden, zowel over de producten als de service van Jalema.’
De FCE Bank is een financiële dienstverlener die kredieten verstrekt voor de aanschaf van auto’s. Het bedrijf werkt wereldwijd voor verschillende automerken. Bij Ford Nederland, in Amsterdam, is de financieringsmaatschappij voor Ford gevestigd. Jaarlijks worden hier enkele duizenden klantendossiers opgeslagen in een omvangrijk archief, dat in 2000 is aangelegd door Jalema. Met name medewerkers van de afdelingen acceptatie en debiteurenbeheer maken er gebruik van.
Als credit analist (‘ik beoordeel kredietaanvragen’) is Casper van Duinkerken regelmatig in de archiefruimte te vinden. Hij legt uit: ‘Van iedere klant, of post zoals wij het noemen, beheren wij een dossiermap. In zo’n map wordt alle relevante informatie met betrekking tot de klant verzameld: aanvraagformulier, toetsing, kopie legitimatie, salarisspecificatie, kopie kenteken deel Ia en b, formulier voorlopig advies, administratieve prints, kopie contract. De dossiers worden gedurende de looptijd van een financieringscontract opgeslagen en daarna nog eens vijf jaar -volgens de wettelijke voorschriften- bewaard.’
|
 |
Eenvoudig en snel terugvinden met kleurcodering
In verband met een verandering in de wetgeving, begin vorig jaar, zag de bank zich genoodzaakt zijn dossiers aan te passen. Zo moest er op de verzamelmappen meer ruimte worden vrijgemaakt voor tekst. Van Duinkerken nam contact op met accountmanager Marcel Nobel van Jalema en die ging direct aan de slag.
De mappen, uitgevoerd in verschillende kleuren, zijn voorzien van een speciale opdruk. Ze zijn ook aan de binnenkant bedrukt. Om ze eenvoudig en snel terug te vinden, wordt gebruikt gemaakt van een kleurcodering. Iedere klant heeft een contractnummer, en ieder cijfer is gekoppeld aan een kleur. Doordat de mappen op volgorde van contractnummer worden opgehangen, zijn ze makkelijk te traceren. Ze zijn geplaatst in verrijdbare stellingen (eveneens van Jalema), om ruimte te besparen.
Van Duinkerken: ‘Wat mij van dit systeem het meeste aanspreekt, is dat je in één oogopslag de contractnummers kunt zien. Dat vergemakkelijkt het zoeken naar een bepaald dossier. Verder kunnen we hier nu heel veel dossiers kwijt. Dat is wel zo handig, in verband met de groeiende orderportefeuille. Bovendien: het archief is netjes opgeruimd. En dat is per slot van rekening ook de bedoeling. Wij kunnen het ons niet permitteren bepaalde informatie te laten slingeren.’ |
 |
Tevreden over producten en service
De 25.000 opbergmappen kunnen naar behoefte worden geleverd. ‘We hebben ze niet allemaal tegelijk nodig’, verduidelijkt Van Duinkerken. ‘Per keer wordt ongeveer een jaarvoorraad geproduceerd. Jalema biedt de mogelijkheid een deel van de mappen in voorraad te houden. Het mooie daarvan is, dat wij geen opslagkosten hoeven te betalen.’
De medewerker van de FCE Bank is zeer tevreden over Jalema. ‘Dat geldt zowel voor de producten als de service’, zegt hij. ‘Ze hebben ons goed geholpen en onze wensen ten aanzien van de nieuwe dossiermappen uitstekend vertaald. Het hele traject, dat bij elkaar ongeveer twee maanden heeft geduurd, is soepel verlopen.’
Waarom verkiest de bank dit systeem boven een digitaal archief? ‘Natuurlijk denken we wel na over de digitalisering. Maar dan komen er vragen op als: hoe verwerk je alle informatie die binnenkomt? Wie gaat dat doen? En wanneer? Het scannen van documenten bijvoorbeeld kost heel veel tijd. En wat denk je van het omzetten van het huidige archief? Dat kost niet alleen tijd, maar ook geld. Nee, nogmaals: we zijn bijzonder tevreden over het huidige archiefsysteem. We hebben er nauwelijks nog omkijken naar, zoals het hoort.’ |
 |
‘Hangmap FCE Bank is custom made’
Accountmanager Marcel Nobel van Jalema: ‘De FCE Bank is al jaren een gewaardeerde klant van ons. Toen Casper van Duinkerken me begin vorig jaar belde met de mededeling dat de archiefmappen moesten worden aangepast, heb ik een nieuwe lay-out bedacht. Vervolgens hebben we de map in eigen beheer ontwikkeld. Hij is custom made, speciaal voor de FCE Bank gemaakt. Je kunt er meer tekst op kwijt, hij is niet alleen aan de buitenkant maar ook aan de binnenkant bedrukt en hij is voorzien van het bekende Jalema-ophangpunt. Dit project is trouwens een mooi voorbeeld van hoe wij werken, namelijk oplossingsgericht. Wij leveren geen producten maar oplossingen. Onze toegevoegde waarde zit hem in de kennis en die kennis breng je over aan de klant, bijvoorbeeld door middel van een stukje advies.’
Over de FCE Bank
FCE Bank, opgericht in 1970, is ’s werelds grootste merkgebonden financieringsmaatschappij. Behalve aan Ford, levert de onderneming diensten aan Volvo, Mazda, Landrover en Jaguar. FCE Bank opereert vanuit twee vestigingen, één in Amsterdam en één in Beesd. De financiële dienstverlener heeft dezelfde status als een bank, maar richt zich uitsluitend op het verstrekken van autofinancieringen. Voordelen ten opzichte van een ‘gewone’ bank: grote marktkennis en aanbod van speciale producten, zoals ‘options’, een uniek financieel product waarmee klanten iedere 2 jaar in een nieuwe auto kunnen rijden.
|
Rabobank Maas en Leudal
|
|
Richtlijnen Archivering
Rabobank Nederland Aangesloten Banken (RNAB) heeft in de "Richtlijnen Archivering" een aantal handreikingen gegeven om archieven te kunnen inrichten en beheren.
De "online shop" van Jalema geeft u met name inzicht in mogelijke systemen, waarmee u uw archieven op een effectieve wijze kunt inrichten.
Ook kunt u de brochure aanvragen waarin u exact de producten aantreft waarmee u invulling kunt geven aan de "Richtlijnen Archivering". Klik hier.
Binnen een organisatie waar deugdelijk archiveren van wezenlijk belang is, maar niet tot de kernactiviteiten behoort, kan de meerwaarde van een adequaat en prettig hanteerbaar archiefsysteem nauwelijks worden overschat. Een goed systeem is overzichtelijk, toegankelijk, flexibel en gebruiksvriendelijk en springt efficiënt met de beschikbare ruimte om. Een goed archiefsysteem, kortom, is onontbeerlijk voor een soepele voortgang van de bedrijfsprocessen. Logisch dus dat de Rabobank Maas en Leudal het bestaande archiefsysteem grondig tegen het licht wenste te houden toen zich daarvoor in 2002 een natuurlijke gelegenheid voordeed: de verhuizing naar een nieuw te bouwen huisvesting.
Ruimtebesparing en meer gebruiksgemak met Jalema archiefsysteem
| Deze verhuizing, die voor januari 2003 gepland stond, vormde het sluitstuk van een operatie waarbij de oorspronkelijke vier bankkantoren in Wessem, Beegden, Heel en Thorn vanuit één centrale vestiging gingen werken. Voorafgaand aan de nieuwbouw gebeurde dat al enkele jaren vanuit een noodbehuizing, alleen de afdelingen Cliëntenadvies werkten nog tot juli 2002 gedurende twee dagen per week vanuit de oorspronkelijke kantoren. Nadat deze definitief gesloten waren, kon werk worden gemaakt van de fysieke integratie van alle vestigingsarchieven. In eerste instantie ging het daarbij om het invoeren van een eenduidige systematiek, omdat voorheen de ene vestiging op naam en |
 |
de andere op postcode met huisnummer archiveerde. Vervolgens – in het nieuwe pand – zou het archief dan zijn definitieve vorm krijgen. Opgeschoond, gestroomlijnd en uiterst efficiënt moest het worden. Uiteraard besteedde de bank in dit kader ook aandacht aan de ontwikkelingen op het gebied van elektronisch archiveren, maar besloot om vooralsnog met papieren dossiers te blijven werken. Vooral omdat het bij haar archieven met name om juridische overeenkomsten en bijbehorende correspondentie gaat. De Rabo-organisatie verdiept zich in het ingewikkelde proces van elektronische archivering en doet ervaring op met een aantal pilot-banken. In Heel wacht men de resultaten daarvan af en voorziet intussen adequaat in oplossingen voor het fysieke archief.
Weten wat je wilt
Facilitair medewerker Raymond van der Borgh fungeerde als centraal coördinator bij de keuze van dit nieuw systeem. ”Omdat elke afdeling zijn specifieke problematiek, eisen en wensen kent, is er per afdeling een eigen archiefcoördinator aangesteld,” vertelt hij. “Zij gaven aan waaraan het nieuwe systeem moest voldoen en met welke specifieke zaken rekening moest worden gehouden. Op het moment dat je precies weet wat je wilt, kun je ook het systeem zoeken dat daarbij past. Op basis van de verzamelde gegevens hebben we marktonderzoek |
 |
gedaan en oriënterende gesprekken gevoerd met verschillende aanbieders. Ook zijn we bij ander banken gaan kijken die recent eenzelfde traject hadden doorlopen. De resultaten daarvan werden weer teruggekoppeld met de afdelingen, totdat we allemaal op één lijn zaten.” En zo viel de keus uiteindelijk op Jalema, dat een lateraal systeem leverde met rekken, buitenmappen met kleurcodering en verschillende soorten binnenmappen, met en zonder hechtmechaniek.
Eenduidige systematiek
Organisatorisch is de Rabobank Maas en Leudal onderverdeeld in een Segment Particulieren en een Segment Bedrijven. Het Segment Particulieren bestaat uit de afdelingen Cliënt Advies, Financieel Advies en Eigen Huis. Deze afdelingen hadden voorheen elk een eigen archief waarin volgens een eigen systematiek gearchiveerd werd in hangmappen die in ladekasten waren opgeborgen. In de nieuwe situatie hebben de verschillende afdelingen binnen het Segment Particulieren eigen binnenmappen per cliënt, maar deze worden samen gearchiveerd in één gezamenlijke buitenmap. De mappen hangen op volgorde van postcode-huisnummer in de rekken. Het Segment Bedrijven werkt met één map voor elke cliënt, gearchiveerd op naam. Raymond van der Borgh: “De ene afdeling archiveert liever op postcode met huisnummer, de andere liever op naam; dat moest in de nieuwe situatie binnen het Segment Particulieren één systematiek worden omdat de dossiers gecombineerd in één buitenmap worden opgeborgen. Vandaar ook het belang van grondig overleg vooraf; uiteindelijk moet iedereen zich kunnen vinden in de keuzes die worden gemaakt. “ Heel belangrijk was ook dat alle dossiers werden opgeschoond voor ze werden omgezet, anders hadden er nooit drie dossiers in één buitenmap gepast. In principe hoeven er alleen overeenkomsten en belangrijke correspondentie in te zitten, maar in de loop van de tijd hebben dossiers de neiging uit te dijen omdat er allerlei informatie in terecht komt die niet meer nodig of gewoon overbodig is. Het opschonen was een heel karwei, vooral omdat het allemaal naast de gewone werkzaamheden moest gebeuren, maar vervolgens is het gewoon een kwestie van bijhouden.”
Jalema systeem voorziet in alle eisen
Al voor de fysieke verhuizing werden alle klantgegevens ingevoerd in een Excell-bestand op basis waarvan Jalema kleurcodelabels kon aanmaken. Alle buitenmappen konden zodoende voorgecodeerd worden aangeleverd. Een welkome arbeidsbesparing voor de bank in de toch al zo drukke verhuisperiode. Nieuwe mappen worden nu binnen de bank door eigen medewerkers gecodeerd met behulp van Jalema’s gebruiksvriendelijke Code in One on Demand software. In de relatief bescheiden archiefruimte op de tweede verdieping van het nieuwe bankgebouw hangen nu, strak in het gelid, zo’n 4000 Jalema Arnato buitenmappen in een drietal rekken met in totaal 67 meter ophangprofiel. Zodoende is de mappendichtheid per vierkante meter ongekend groot, maar dankzij de kleurcodering is elke individuele file in een oogopslag terug te vinden. Een map verkeerd terughangen komt vrijwel niet meer voor, doordat elke afwijking in het kleurritme onmiddellijk in het oog springt. “Het gaat om gegevens van klanten, dus daar wil je als bank zorgvuldig mee omgaan,” verklaart Van der Borgh. “Het Jalema systeem voorziet in alle eisen die we daaraan stelden. Het is efficiënt, levert een aanmerkelijke ruimtebesparing op en het opzoeken van dossiers is veel makkelijker geworden. Het is een hele vooruitgang. De eerste twee keren dat je een dossier pakt is het even wennen. De derde keer merk je al dat het gebruiksgemak duidelijk is verbeterd ten opzichte van het oude systeem. En omdat het er zo mooi en strak uitziet doet iedereen vanzelf zijn best om het zo te houden. Dat is een prettige bijkomstigheid.” |
Rabobank Gemeente Voorst
|
|
Rabobank Gemeente Voorst kiest voor Jalema Archiefspecialist
| Ruimtegebrek was de voornaamste reden van de Rabobank Gemeente Voorst in Twello om zich te oriënteren op het gebied van externe opslag van bepaalde documenten, vertelt Conny Hofstee, Medewerker Facilitair Centrum van de bank. In totaal bracht de Rabobank 300 meter oud archief onder bij Jalema Archiefspecialist in Reuver. We vroegen haar hoe ze tot de keuze voor Jalema is gekomen en hoe ze e.e.a. georganiseerd heeft. |
 |
Ruimtegebrek was een feit en het was daarom een logische stap om een gedeelte van het archief extern te plaatsen. ‘Door eerst kritisch te kijken welk archief extern geplaatst kon worden zijn we aan de slag gegaan’. Ze kozen om documenten ten aanzien van financiële adviezen, dagmutaties en algemene gegevens van bedrijven extern onder te brengen. ‘Wij hebben ervoor gekozen om alles van het lopende jaar en het jaar daarvoor op de bank te bewaren. Dit materiaal wordt ook relatief het vaakst opgevraagd. Alles wat ouder is wordt extern geplaatst’, aldus Conny.
De keuze voor Jalema Archiefspecialist
Er werden twee leveranciers uitgenodigd, waaronder Jalema en op een aantal punten werden deze met elkaar vergeleken. ‘Jalema kwam daarbij als beste uit de bus. We kenden Jalema al als leverancier van archiefkasten en diverse archiefsystemen, dat de nodige kennis aanwezig is was voor ons niet nieuw’.
Afstand geen probleem
Om vertrouwelijke documenten 140 km verderop onder te brengen was geen enkel bezwaar. ‘Als je zelf niet over voldoende ruimte beschikt, dan zul je toch moeten uitwijken. En dan maakt het niet zoveel uit of dat 50, 140 of 240 km is. Als er materiaal moet worden opgevraagd dan zijn er goede afspraken gemaakt. Bovendien kan er tegenwoordig ook veel digitaal worden opgevraagd en dan speelt afstand al helemaal geen rol’, vertelt Conny. |
 |
Indexeren is van belang
Om zo efficiënt mogelijk te werken en overzicht te houden van de documenten die extern staan maakten ze op aanraden van Jalema een index. ‘Het is zaak om de indexering van tevoren goed voor elkaar te hebben, dat scheelt veel tijd. We hebben beide, Jalema en de bank, een exemplaar van de index, zodat we zien welke informatie op welke locatie gearchiveerd is’, vervolgt Conny. De Rabobank Gemeente Voorst heeft ervoor gekozen om het lopende jaar en het jaar daarvoor op de bank te bewaren, omdat deze documenten nog frequent opgevraagd worden. Alles wat ouder is verhuist naar Jalema in Reuver. De informatie kan daar ook digitaal of fysiek worden opgevraagd indien nodig. Met een overzichtelijke index weten beide partijen de informatie snel te vinden.
Vernietigen
Nadat de wettelijke bewaartermijn van de diverse documenten is verstreken worden de documenten vernietigd. ‘De bewaartermijn verschilt per soort document, maar in principe wordt alles 7 jaar bewaard, uitzonderingen daargelaten’. Jalema zorgt ook voor de gecertificeerde vernietiging als de klant dit wenst. Conny legt uit dat ze alles per vernietigingsjaar hebben opgeslagen. ‘Als er dan documenten voor vernietiging in aanmerking komen, dan kan dat per pallet gebeuren, wel zo efficiënt’.
Verhuizing naar Reuver
Tijd om alle informatie naar Reuver te verhuizen. Dat is een zorgvuldig en belangrijk traject, want het gaat om vertrouwelijke informatie. Wij vroegen Conny hoe de organisatie van de verhuizing verlopen is. ‘Niets dan lof. Natuurlijk hadden wij zelf al het nodige voorwerk gedaan. We hebben gedurende 2 dagen medewerkers van Jalema over de vloer gehad. De eerste dag werd alles op pallets gepakt en de tweede dag werd de vrachtwagen volgeladen. Complimenten voor deze mannen: ze gingen zeer georganiseerd en gestroomlijnd te werk, dachten mee waar nodig en de vertrouwelijkheid van de documenten werd continue gewaarborgd’.
|
 |
Meer informatie over Jalema Archiefspecialist vindt u op www.archiefspecialist.com
%20468x60.gif)
|
|
