VanHaren Schoenen
|
|
“Zo’n gestructureerd archiefsysteem werkt gewoon prettiger”
Orde en overzicht in personeelsdossiers vanHaren met Jalema
“Onze medewerkers zijn de drijvende kracht achter vanHaren,” zegt manager Human Resources Anita van Doorn. “We hechten veel belang aan persoonlijke zowel als functionele ontplooiing.” Om het wel en wee van de bijna 1300 personeelsleden ook administratief in goede banen te leiden, ging het bedrijf in 2006 over op een archiefsysteem van Jalema. De reden daarvoor was tweeledig.
|
 |
Van Doorn: “Voorheen werden alle personeelsdossiers losbladig gearchiveerd in enveloppen die in vierladekasten werden opgeborgen. Er zat niet echt systeem in. Het kostte daardoor vaak nogal wat tijd om iets op te zoeken, vooral als het om een wat dikker dossier ging. Bij mijn vorige werkgever (red: Jeroen Bosch Ziekenhuis in ’s-Hertogenbosch) was ik gewend met Jalema te werken. Ik vond dat een prettig en praktisch systeem. Fijn om mee te werken, overzichtelijk en flexibel, precies wat we hier ook nodig hadden. Bovendien was er een verbouwing gepland in het Support Office in Waalwijk, waar ook de afdeling HR is gevestigd, dus dat was een ideale gelegenheid om ook te starten met een nieuwe systematiek van archiveren.”
Complete oplossing
In het vanHaren Support Office in Waalwijk worden de administratieve gegevens van de personeelsleden van de winkels in het land, van het distributiecentrum en van het Support Office zelf nu bewaard in Jalema Arnato archiefkasten. In een aparte kast hangen de dossiers van recent uit dienst getreden medewerkers, van wie de gegevens nog binnen handbereik moeten blijven. Na een jaar worden ze omgepakt in archiefdozen, waar ze bewaard blijven tot de wettelijke termijn hiervoor is verstreken. De archiefkasten zijn voorzien van zes profielen, waaraan Arnato buitenmappen hangen. |
 |
Deze buitenmappen blijven permanent in de kast, zodat de alfabetische volgorde nooit verstoord raakt. Erin zitten de personeelsdossiers in aparte binnenmappen. “We hebben veel vrouwelijke personeelsleden, de dossiers hangen daarom alfabetisch op meisjesnaam, dat is het meest stabiel.” In overleg met de adviseur van Jalema zijn de buitenmappen voorzien van ruiters, de Jalema Jockey, om ze te identificeren. De in de dossiers opgenomen documenten zijn onderverdeeld in vijf met tabbladen onderscheiden segmenten en worden bijeen gehouden met het flexibele JalemaClip hechtmechaniek. Hierdoor kan in de dossiers worden gebladerd als in een boek en kunnen documenten worden gekopieerd zonder ze uit het dossier te halen.
Indeling op maat
De tabbladen zijn speciaal voor vanHaren van de gewenste opdruk voorzien.
Anita van Doorn: “Ik had zelf redelijk in mijn hoofd hoe ik het wilde hebben en gezamenlijk hebben we gekeken over wat voor informatie het allemaal ging en hoe je die het meest efficiënt in tabs kunt onderverdelen. Aan de hand daarvan beslis je dan hoe je de dossiers inricht. Achter de eerste tab zitten de documenten die betrekking hebben op aanstellingen en mutaties, dan volgt een tab met informatie over gevolgde opleidingen en diploma’s, gevolgd door informatie over ziekteverzuim en reïntegratie, nodig in verband met de Wet Verbetering Poortwachter. Daarachter zit dan weer de informatie over evaluaties en functioneringsgesprekken. Achter de laatste tab zit diverse informatie, van trouw- en geboortekaartjes tot bestellingen van bedrijfskleding. We archiveren al die documenten op chronologische volgorde, zodat je met de tijd mee bladert, dat voelt het meest natuurlijk aan.” |
 |
Steeds een stapje verder
Jalema archiefsystemen staan ook bekend om de ruimtebesparing die ermee wordt gerealiseerd, maar dat was bij vanHaren niet het voornaamste criterium: “We hebben met de verbouwing wat ruimte moeten inleveren. Een collega van Vastgoed heeft toen bedacht om van het archief een grote inloopkast te maken, zodat we een aparte ruimte hebben voor de dossiers, terwijl ze toch gemakkelijk toegankelijk blijven. Met de Arnato-kasten van Jalema hebben we die ruimte heel slim en efficiënt kunnen inrichten. Ook arbotechnisch is het een hele verbetering ten opzichte van de vierladekasten van vroeger. Je hoeft veel minder te bukken en niet meer met die zware lades te schuiven.
Al met al is het nu veel meer gestructureerd en dat werkt gewoon prettiger. Het omzetten van de dossiers vergde natuurlijk wel de nodige tijd; daar zijn we nog steeds mee bezig. In eerste instantie hebben we alle dossiers van Support Office, distributiecentrum, filiaalmanagers en vaste medewerkers omgezet. Nu hebben we voor de dossiers van de tijdelijke medewerkers de ongeschreven regel dat wie er een raadpleegt en het dus toch al in handen heeft, meteen ook de omzetting verzorgt. Zo komen we steeds een stapje verder.”
|
 |
Prettiger en overzichtelijker
In principe werken alleen de vijf medewerksters en de stagiair van de afdeling HR met de dossiers, want ze blijven altijd op de afdeling. Leidinggevenden die in Waalwijk dossiers willen inzien, zijn enthousiast over de nieuwe systematiek. Anita van Doorn: “Ze vinden het veel prettiger en overzichtelijker. Ze hoeven nooit meer te zoeken en openen het dossier direct bij het goede tabje. Ze hoeven dus ook niet te zien wat ze toch niet nodig hebben. We horen uitsluitend positieve reacties.”
vanHaren: schoenwinkel voor het hele gezin
In 1929 startte Ivo van Haren in Waalwijk met de productie van schoenen en datzelfde jaar al opende hij zijn eerste winkel in Rotterdam. Krap twintig jaar later al was winkel nummer vijftig een feit en het bedrijf ontwikkelde zich voorspoedig verder. Sinds 1985 maakt vanHaren deel uit van het Duitse familiebedrijf DEICHMANN; een concern met 2200 schoenenwinkels en ruim 20.000 medewerkers in twaalf Europese landen en in de Verenigde Staten. Begin jaren negentig werd afscheid genomen van de eigen productieactiviteiten. De inkoopkracht van DEICHMANN en de visie van het (Nederlandse) management garanderen dat vanHaren, met inmiddels 114 vestigingen, ook in de toekomst in Nederland de schoenenwinkel zal blijven voor het hele gezin.
Klik hier om meer informatie aan te vragen of een afspraak te maken met één van onze adviseurs.
|
|
