Onverslijtbaar Met de verhuizing van een aantal medewerkers van de Zutphense vestiging naar Arnhem werd niet alleen een nieuwe etage van het pand aan de Velperweg in gebruik genomen, ook werden de hangmappen in een nieuw systeem ondergebracht. De basis daarvan zijn vrijwel onverslijtbare kunststof Otanra hangmappen van Jalema. Ze hangen aan profielen die in de bestaande kasten op de kamers van de advocaten en secretaresses werden ingebouwd. Die dossiers bestaan over het algemeen uit kartonnen werkmappen waarin de papieren losbladig of gehecht (met een JalemaClip hechtmechaniek bijvoorbeeld) worden bewaard. Die mappen zelf worden na gebruik opgeborgen in de Otanra hangmappen in de dossierkasten op de kantoren. Keurig en strak Secretaresse Véronique Butijn: “We werkten voorheen met kartonnen hangmappen met kunststof ophanghaken en dat was een drama. Doordat dossiers vaak snel uitdijen, scheurden de mappen en knakten de ophanghaken. Opbergen en opzoeken duurde vaak lang. Het was ook geen gezicht als de kast openging en de dossiers er schots en scheef in hingen. Soms moet je een dossier pakken waar de cliënt bij zit, als dat nu gebeurt, ziet hij een keurig strak en overzichtelijk systeem. Dat oogt representatief en efficiënt en dat is de juiste uitstraling.

Overzichtelijk en efficiënt Secretaresse Marjolein Westerhuis: “Het nieuwe hangmappensysteem is heel overzichtelijk. De ruiters zitten aan de voorkant en zijn ook groot genoeg voor alle nodige informatie. We werken met twee varianten van de map; een voor normale dossiers en een voor meer omvangrijke dossiers. Het systeem is flexibel, waardoor je efficiënter kunt werken. Het grootste voordeel is dat je er gewoon minder tijd aan hoeft te besteden. Dossiers uit gescheurde mappen halen of ze erin terugplaatsen, dat is een heel gepriegel en erg tijdrovend. Daar zijn we nu vanaf. Met Otanra hangmappen is het uitnemen of terugschuiven van dossiers altijd even gemakkelijk.”   Zwart op wit Met Otanra-mappen kunnen organisaties hun papieren dossiers efficiënt opbergen. In de digitale toekomst zullen ze niet meer nodig zijn. Maar de beide secretaresses beginnen hartelijk te lachen zodra de term paperless office valt. Marjolein: “Advocaten zijn grootverbruikers als het om papier gaat en dat zal zo snel niet veranderen. Ze willen informatie gewoon graag zwart op wit. Naast officiële stukken komen er ook veel kopieën van correspondentie en geprinte e-mails in een dossier.

Veronique: “Hoe omvangrijk een dossier uiteindelijk wordt, hangt af van de aard van de zaak. Een advocaat die is gespecialiseerd in arbeidsrecht heeft vaak zaken die snel zijn afgehandeld en waar minder papierwerk bij te pas komt. Bij een letselschadeadvocaat heb je juist vaak te maken met jarenlange procedures, met alle dossiervorming van dien. Met Otanra hangmappen is dat geen probleem, de mappen blijven toegankelijk en de dossierkast overzichtelijk.” Marjolein: “Doordat de bodem voorgevormd is, schuif je dossiers er gemakkelijk in.“ 

Steeds weer hergebruiken
“Otanra-hangmappen zijn van kunststof, maar heel milieuvriendelijk, want je kunt ze ontelbare keren hergebruiken. Je hoeft alleen het ruitertje open te klikken, een nieuw labeltje te plaatsen en je hebt een keurige nieuwe map. Keer op keer.”

Bijkomend voordeel
“Otanra-hangmappen bieden naast de gebruiksvriendelijkheid, ook een besparing van het milieu en tijd.” 

Goed mappensysteem is essentieel Hoewel ook binnen de advocatuur in toenemende mate sprake is van digitale opslag van gegevens en documenten, blijven werk- en archiefmappen onontbeerlijk. “Zolang de rechtbank alles op papier wil hebben, blijven papieren dossiers noodzakelijk. En dus moet je ze deugdelijk kunnen opbergen.” Het Otanra-programma omvat een buitenmap om dossier- en hechtmappen in een archiefrek of -kast te hangen, een dossiermap voor losse opberging van grote hoeveelheden documenten en een hechtmap met JalemaClip. Mr. Huver: “We werken standaard met de mappen die zijn voorzien van dit hechtmechaniek. De losbladige mappen gebruiken we eigenlijk alleen als we bijvoorbeeld van een cliënt dikke pakken documenten aangereikt krijgen. Zodra je er echt mee gaat werken en je ze wilt ordenen, stap je toch al gauw weer over naar gehechte opberging. Die JalemaClip werkt dan fantastisch.” “Binnen de mappen hebben alle bescheiden nu een vaste volgorde. Als je iets zoekt weet je altijd precies waar je moet kijken. In het begin was er wat weerstand bij de afdelingssecretaresses die verantwoordelijk zijn voor het inrichten van de mappen omdat het aanvankelijk wat meer tijd kost, maar dat staat in geen verhouding tot de tijdwinst die het gebruiksgemak en de overzichtelijkheid opleveren.” Mr. Huver: “En de tijd van een advocaat is duurder dan die van een secretaresse, dus het is gewoon doorgezet. Inmiddels is iedereen eraan gewend en wil niemand meer anders.”

De voordelen van JalemaClip :

• De voordelen van JalemaClip
• bladeren als in een boek;
• beschadigt de perforatiegaten niet (flexibele slang);
• ergonomisch in de hand (beugel);
• kantlijn volledig leesbaar;
• kopiëren zonder het vel uit te nemen;
• makkelijk tussenvoegen en uitnemen van documenten;
• ruimtebesparend ten opzichte van ring/ordnermechaniek;
• gemakkelijk mee te nemen.

Otanra polypropeen mappen: ideaal voor dikke dossiervorming

Meer ruimte met Jalema
De introductie van Otanra-mappen bij Huver advocaten was eigenlijk het gevolg van een ruimteprobleem in het archief. “Dat stond helemaal vol met 4-ladenkasten en er kon er nog maar één bij. Toen werden we min of meer gedwongen te kijken of er ook alternatieven waren,” zegt Office Manager Suzanne Repping. “Daar kwam nog bij dat een collega die belast was met het opbergwerk ernstige rugklachten ontwikkelde door het heen en weer schuiven met die zware laden. We zijn naar Jalema gegaan met de mededeling: deze ruimte hebben we, hoe kunnen we daar meer dossiers in kwijt? Volgens de Jalema adviseur kon het hele archief in de helft van de ruimte. Dat konden we ons niet voorstellen, het leek echt onmogelijk. Maar ze hebben het waargemaakt. We hebben in die ruimte zelfs nog een extra werkplek kunnen creëren.” Het geheim was de vervanging van de ruimteverslindende 4-ladenkasten door Jalema rekken waaraan mappen met eenpuntsophanging lateraal (dat wil zeggen dwars aan een profiel) worden opgehangen. Suzanne Repping: “Deze wijze van archiveren bespaart inderdaad de helft aan ruimte. In de rekken hangen Otanra verzamelmappen, waarin de afzonderlijke dossiermappen worden opgeborgen. De kartonnen dossiermappen die we tot nu toe gebruikten vervangen we geleidelijk door Otanra hechtmappen.”

Dankzij Otanra nu zelfs plaats voor een extra werkplek.

Jalema heeft uw totale archiefoplossing
Jalema produceert en levert hangmappensystemen op basis van een profiel waaraan de mappen lateraal - dat wil zeggen naast elkaar met slechts één ophangpunt - worden opgehangen. Otanra is de nieuwste loot aan deze stam. Ook het uiterst succesvolle archiefprogramma Arnato is op deze systematiek gebaseerd. De voordelen van archiveren met Jalema Otanra of Arnato:

• Doordat de mappen niet méér ruimte vragen dan hun inhoud winnen ze het met vele rugdikten voorsprong van de ordner;
• Systeem is makkelijk in te bouwen in elke bestaande kast of rek;
• Er kunnen meerdere rijen boven elkaar hangen, dus optimale benutting van de beschikbare ruimte;
• De mappen zijn gemakkelijk mee te nemen, ook in een koffertje;
• Eén methodiek voor zowel het slapend als het werkarchief;
• De éénpuntsophanging brengt archiveren terug tot een simpele handbeweging voor uitnemen en tussenvoegen van het dossier;
• Mogelijkheden voor losbladig en gehecht archiveren, of een combinatie daarvan;
• Gebruik van kleurcodering bevordert overzicht en snelheid;
• Totaaloplossing voorhanden, met kasten, rekken, verrijdbare stellingen, software en andere accessoires;

Vraag ook naar de uitgebreide Jalema Arnato brochure.