Daily Fresh kiest voor Archiefspecialist
|
|
Bij DailyFresh Logistics in Poeldijk werken 45 mensen die dagelijks bezig zijn met de logistieke behandeling van groenten en fruit. Snelheid, flexibiliteit en betrouwbaarheid zijn hierbij belangrijk. Ze hebben drie logistieke centra in Poeldijk, Venlo en Duinkerken die de dagelijkse goederenstroom vanuit heel Europa coördineren. Administratie en opslag van documenten zijn daarbij belangrijk. Onlangs koos DailyFresh Logistics om diverse documenten veilig bij Jalema Archiefspecialist onder te brengen.
‘Ons kantoor heeft, overigens bewust, onvoldoende ruimte om zelfstandig het gehele archief te kunnen huisvesten. Enerzijds proberen wij dit op te lossen om, waar mogelijk, documenten te digitaliseren, maar anderzijds kunnen wij ons niet onttrekken aan verplichtingen om bepaalde documenten ook fysiek beschikbaar te houden’, vertelt Fred Elgers, Manager Finance and Control. |
 |
Afstand speelt geen rol
De documenten van DailyFresh staan bij Jalema in Reuver, 200 km verwijderd van het kantoor in Poeldijk. ‘Als logistieke dienstverlener weten wij als geen ander dat afstand een relatief begrip is. De vraag is altijd of je kunt zorgen dat iets op tijd daar kan zijn waar het nodig is. Daarnaast valt 200 kilometer met de huidige telecom middelen of in het uiterste geval met de auto echt wel binnen een acceptabele tijd te overbruggen.’ Documenten kunnen makkelijk via de website van Jalema opgevraagd worden indien nodig. De klant heeft de keuze om deze gescand via e-mail te ontvangen of fysiek met de post of koerier. |
 |
Wettelijke bewaarplicht
‘Naast de documenten die samenhangen met de financiële administratie (facturen, bankafschriften, journalen) hebben wij ook transport gerelateerde documenten (CMR’s en opdrachten) bij Jalema in opslag. De bewaarplicht varieert van circa 1 jaar tot 7 jaar. Wij bekijken wel of we voor bepaalde documenten kunnen volstaan met bijvoorbeeld slechts een gescande versie. Indien de belastingdienst bijvoorbeeld een kleuren reproductie wil zien om meer zekerheid over de echtheid te hebben betekent dit ook dat er een kleurenscan gemaakt moet worden. Dit met als gevolg dat er een kleurenscanner moet zijn en dat de opslagcapaciteit van ons netwerk aanzienlijk uitgebreid zal moeten worden.’ Dit is een afweging die je moet maken en je moet kritisch kijken of het zinvol is om alle documenten te gaan scannen als deze nauwelijks meer worden opgevraagd. Dan is het vaak gunstiger om deze statische documenten extern op te slaan.
De verhuizing van Poeldijk naar Reuver
Om een goed overzicht te houden van de gegevens die bij Jalema opgeslagen liggen heeft DailyFresh een index gemaakt. Fred Elgers: ‘Dat maakt het voor ons en Jalema makkelijker en daarmee goedkoper om achteraf, als het nodig blijkt, documenten terug te zoeken.’ De verhuizing verliep goed georganiseerd. ‘De eerste lading hebben wij door Jalema op laten halen bij ons kantoor in het Westland. Binnen een week waren de pallets opgehaald. De tweede lading hebben wij zelf in Reuver gebracht. Wij hebben dagelijks vrachtwagens rondrijden die vanuit het hele land groente en fruit naar Poeldijk brengen. Op de lege heen kilometers konden dus best wat pallets papier mee. Vooralsnog heb ik weinig omkijken naar de samenwerking met Jalema en zo hoort dat wat mij betreft!’
|
|
